В бизнесе сейчас в моде такие понятия как “система управления проектами”, “бережливое производство”, “визуализация процесса работы”, “эффективное выполнение поставленных задач”. Мы все знаем и понимаем их значения (хотя бы приблизительно), но мало кто знает, что все это — множество частей одной системы. Системы, которая помогает компаниям работать сверхрезультативно. И называется она — канбан.

Система “Канбан” это и вправду очень сильный инструмент по управлению задачами на разных уровнях (даже в продаж). И не даром её реализацию мы сейчас можем видеть в разных компаниях и сервисах. Скорее всего Вы даже пользовались этим подходом, например в CRM-системах

И для многих такие инструменты не относятся к маркетингу, но мы считаем наоборот. Ведь благодаря такому внедрению, компания может делать свою работу лучше и быстрее, а значит клиенты будут более лояльны, будут нас рекомендовать и будут покупать снова и снова. Но начём с истоков, чтобы всё разложить по полочкам. 

Пишите шура, пишите (с)

Помните нашу статью про agile-методологию? Так вот, с появлением самого термина “agile”  все понятно. А вот с возникновением “Канбан” все совсем иначе. Все, что я смог найти — то, что сам термин и само понятие было придумано инженерами компании Тойота в 1940-х годах и с тех пор они только и делают, что развивают его. Самое интересное, что упоминается два варианта того, как была придумана конценпция канбан. 

Вариант 1. Каждый мастер, на своём участке производства, писал своим подчиненным задания на листке и вывешивал его на видном месте. Другие мастера участков делали то же самое и вывешивали задачи рядом. Таким образом, стало видно что мастера поручают работникам и при необходимости они стали давать советы друг другу для повышения работоспособности бригады (чтобы на одном участке не стало скапливаться большое число невыполненных задач).

Вариант 2. После открытия завода Тойота в Америке, инженеры начали путешествовать по стране. Периодически они заезжали в супермаркеты для покупки продуктов. И настоящим инсайтом для них стало то, что товары на полках пополнялись не по мере того, как поставщик их привозил, а по мере того, как пустели полки. То есть запасы привозились не когда было удобно поставщику, а когда запас достигал минимума.

Какой из них правда — я не знаю. Лично мне нравится второй. Однако, в 1959 году корпорация Тойота стала использовать методы схожие с современной системой канбан, а в 1962 полностью и довольно кардинально поменяла весь процесс работы на своих заводах. Но давайте пошагово.

Канбан в перевод обозначает “кан”  — “видимый/визуальный”, а “бан” —  “вывеска/доска”.

kanban-sistema-upravleniya-proektami-opredeleniye

И небольшая плохая новость. У системы канбан нет одиного определения, которое полностью раскрывает это понятие. Поэтому я приведу две фразы, которые на мой взгляд максимально отражают ее:

  1. Система, направленная на уменьшение количества одновременно выполняемых задач;
  2. Система вытягивающего управления складскими запасами.

Помните историю про супермаркет? Так вот методика работы “just-in-time” (по английски, “точно в срок”) и есть основная суть системы канбан. То есть нет смысла производить продукцию, если она еще не продана. Это захламляет склады и рабочие места, а также увеличивает время ненужной работы (так как продукция может быть не продана). Поэтому как только готовая продукция на складе подходит к концу, склад начинает “вытягивать” изготовление из производства.

Интересно. Сейчас существуют готовые сервисы, которые делают автоматический заказ у поставщиков, когда в наличии количество единиц продукта становится минимальным. Это особенно актуально для общепита и продуктовых магазинов.

Как это работает в Тойота?

Как у любой нормальной компании, в Тойота ставится план продаж на год. Этот план разбивается на месяца. В результате получается среднесуточный план выпуска автомобилей.  Затем этот план берут продажники и начинают активно договариваться с дилерами о реализации их автомобилей.

В это время на заводе. Склад пишет карточку сколько готовых автомобилей необходимо произвести. Далее по каждому цеху (производства стекол, панелей, колёс, запчастей и так далее) пишутся карточки сколько необходимо выпустить единиц каждого наименования на данный момент времени. При подходе готовых единиц, к концу выпускаются новые карточки, с указанный числом новых необходимых деталей. И так далее. Как видите, на всем протяжении процесса идет использование карточек канбан, так их называют сейчас.

Таким образом, соблюдается как раз 2 основных принципа. Количество задач уменьшается за счет “вытягивания” управления складскими запасами. Простым языком. Всё делается ровным счётом тогда, когда это нужно. Действует закон приоритетов.

Принципы и плюсы канбан

Как и у любой методологии, у канбан есть принципы, на которых она была основана и успешно развивается. Я отобрал для Вас всего 4, хотя в Интернете и книгах Вы можете встретить 7 и даже 10. Однако эти — наиболее понятные среднему человеку (который не живет системами управления процессами).

kanban-sistema-upravleniya-proektami-principi-raboty

Визуализация. Главный принцип канбан — это визуализация. Недаром используются и пишутся карточки канбан. Ваша главная задача — сделать визуальную доску, которую Вы разобьете по необходимым для Вас этапам и расположите задачу по её стадии развития. Классика жанра это 3 направления — планируется, выполняется и сделано.

Количество выполняемых задач. Большая проблема множества людей — прокрастинация. Мы откладываем все на потом. Соответственно, задачи накапливаются. Поэтому должно быть понимание сколько задач должен выполнять сотрудник/отдел за определенный срок (например, неделю/месяц). Такой KPI, если хотите. Или еще можно назвать личный канбан.

Фокусировка на работе.  Правила канбан учат нас принципу, что задачи не нужно постоянно планировать, их нужно делать. Соотвественно, фокусировка на невыполненных задачах — главных приоритет. Подключение дополнительных людей, правильное использование ресурсов — все, что необходимо, чтобы выполнить нерешенные задачи. 

Улучшение. В связи с тем, что в канбан идет работа по принципу “минимальными партиями”, проблемы в продукции или работе персонала будут видны на ранних этапах работы. Соответственно, их нужно выявить и устранить. Это и есть один из главных принципов — постоянное улучшение за счет внимания к мелочам.

Примеры из жизни

Чтобы материал усвоился максимально легко и понятно, я приведу сейчас Вам несколько вариантов реализации данной методологии в обычной жизни любой компаний. Ведь скорее всего после прочтения этой статьи у Вас возникло ощущение, что внедрение канбан возможно только в производстве или IT-сфере.

Императорском дворец Японии

Я хочу, чтобы Вы представили современную Японию. А конкретно Токио. Но не сам высокотехнологичный город, с огромными небоскребам, а Восточные сады в Императорском дворце Японии. Красивейший современный парк, да еще и в момент цветения сакуры (японской вишни). Если Вы видели в Интернете картинки цветков сакуры, мирно лежащей на воде, то сделаны они скорей всего именно в этом парке. 

В момент входа в парк, вместо покупки билета, смотритель выдаёт Вам небольшую пластиковую карточку, которую Вы обязаны будете сдать в стеклянную будку, когда будете выходить с территории счастья. Заметьте, это не билет. Это обычная карточка.

Самое интересное начинается потом. Как только в будке на выходе скапливается горка подобных карточек, смотритель забирает их и начинает выдавать желающим войти, которые ожидают своей очереди. Это и есть kanban в действии. Только поданный через инструмент маркетинга — сторителлинг

Выглядит необычно, но в действии это просто изумительно. Новый посетитель получает билет на вход (карточку) как только она освобождается. Благодаря такому подходу, парк получает легкий способ контроля посетителей и избавляет руководство от контроля с перерезбытком людей.

Отдел продаж

Вы — менеджер по продажам. И через Вас ежедневно проходят десятки клиентов. Помимо новых, у Вас есть старые, которым тоже нужно что-нибудь отправить или позвонить. Ко всему этому Вам нужно контролировать исполнение договора, в виде оказания услуг или отгрузки.

Такая ситуация с огромным количеством задач на одного человека в 9 из 10 компаний. Это не нормально, но естественно в условиях нашей реальности. Как с этим всем справиться? Как ничего не забыть? Как не получить штраф из-за просроченных сроков? К Вам идёт на помощь внедрение системы канбан.

Вы разделяете весь этап ведения клиента на шаги от А до Я. Начиная от первого контакта, заканчивая подписанием актов, а ещё лучше, звонков из серии “Как дела?”. Кстати, звонок “Как дела?” это очень интересная техника по повышению лояльности и продаж. Поэтому вот Вам видео на эту тему:

В результате, после внедрения системы канбан, сотрудник полностью видит весь процесс не только продажи, но и ведения проекта. Получается некая синергия этапов воронки продаж и введения проектов. Такой вот личный канбан для сотрудников.

Обратите внимание, что сейчас даже продажи реализуют по методологии канбан, ведь это и вправду интересно. Вот канбан пример успешной реализации нами и как еще одно доказательство, что это возможен канбан в России:

kanban-sistema-upravleniya-proektami-primer

Выполнение проекта

С этим всё максимально просто. Например, Вы — студия дизайна. А значит клиентский проект проходит по запланированному плану, перед тем как его в руках будет держать клиент. На каждом участке этого плана есть свои ответственные и задачи.

С помощью внедрения канбан это будет выглядеть следующим образом. Когда менеджер по продажам подписал договор, он передаёт задачу (карточку канбан) на первый этап, который называется “Бриф и снятие размеров”. После того, как из клиента вытащили все хотелки, то ответственный переносит карточку на следующий этап — “Дизайн” уже с другим ответственным. Затем карточка переходит к “Электрику”, “Раскройщику” и т.д.

Что на выходе мы имеем? А то, что каждый видит какое количество задач у него есть на данном этапе, он может оценить сколько у него будет задач в дальнейшем и какие затыки у него есть по этапам (куда направить все силы). Это в чистом виде адаптация под любую реализацию проекта.

kanban-sistema-upravleniya-proektami-shema

Адаптация к бизнесу

А теперь давайте представим, что я убедил Вас начать внедрение системы канбан в своей компании. Что же для этого нужно сделать? Использовать доски и карточки канбан. Все верно. Наверное Вы сейчас подумали о реальной доске, которая будет висеть у Вас на стене офисе, и на которую сотрудники будут приклеивать свои карточки.

kanban-sistema-upravleniya-proektami-doska-kanban-v-ofise

Но так как у нас 21 век, то доска, а так же карточки канбан могут быть виртуальными. Именно для этого я подобрал 3 программы, которые помогут Вам совершить внедрение системы канбан совершенно безболезненно и результативно.

Битрикс24

Наверное это самая известная CRM система в России. Ведь как говорит Битрикс, их CRM используют более 2-х миллионов компаний по всему миру. Все достоинства описывать не буду, могу лишь сказать, что сейчас Битрикс можно настроить именно под Вашу компанию даже в бесплатной версии. Но вернемся к канбан.

Как в любой CRM, в Битрикс 24 можно ставить задачи для себя и для сотрудников. И для удобства Вы можете делать это в канбан, если уж решили, что эта японская система Вам приглянулась. Вкладки по типу “Выполняется” и “Сделано” Вы можете настроить индивидуально. Также видно какая задача каким сотрудником выполняется в моменте, что позволяет контролировать производительность.

kanban-sistema-upravleniya-proektami-principi-raboty

Самый главный плюс в том, что это полноценная CRM система, то есть все в одном. Вы можете управлять клиентами по той же самой схеме, которую мы рассматривали выше в примере про отдел продаж. И все это как с компьютера, так и с телефона через мобильное приложение. Сервис “must have” для большинства компаний. Хоть и не единственный, но зато бесплатный.

Трелло

Мы сами использовали Трелло более года и весьма были довольны, пока проектов не стало “Мама не горюй”. Во-первых, он бесплатный (но есть и платная версия), во-вторых, очень удобный и интуитивано понятный. В момент когда выбирали, нам нужна была система с возможностью отслеживать проект целиком и выделять ответственных за этапы. В голову даже не пришло, что это как раз сущность системы  канбан.

kanban-sistema-upravleniya-proektami-trello.jpg

Как я уже писал, преимущества Трелло даже не в том, что он бесплатный и удобный. Преимущество еще и в том, что есть мобильное приложение, где Вы можете посмотреть или поставить задачу не будучи привязанным к компьютеру. Трелло нам настолько понравился, что мы уже “подсадили” несколько клиентов на него. В общем, если Вам нужно эффективно управлять проектами, ставить задачи и проверять их выполнение — Трелло отличный сервис для начала пути к этому.

Кайтен

Сервис Кайтен я нашел только потому, что список из 2-х пунктов смотрится неполноценно. Но чем больше я изучал его, тем больше он мне нравился. Что называется специальный сервис, чтобы внедрить командный подход в своей компании.

kanban-sistema-upravleniya-proektami-kaiten

Есть бесплатный тестовый период 14 дней (я, если честно, уже не представляю сервис без этой функции), интеграция всевозможных инструментов и две методологии для удобной работы: канбан и scrum (о ней еще будет статья). Кроме того, здесь учтен один из главных принципов канбан — ограниченное число задач. То есть каждому процессу/сотруднику Вы можете задать определенное число задач и он не сможет добавить новые, пока не завершит старые.

Недостатки: он платный (хотя 500 рублей за пользователя не такая уж и большая плата) и пока мобильное приложение есть только для пользователей Андроид. Сам я ярый поклонник Apple, но разработчики сервиса скоро обещают порадовать и меня, выпустив мобильное приложение на iOS. Полноценно оценить сервис мне сложно, но то, что он достоин внимания, это точно.

Коротко о главном

Я читал, изучал и внедрял разные системы управления проектами — agile, scrum, xp, канбан. И могу сказать, что одна из самых простых для малой и средней компании — это канбан. Возможно это связано именно с тем, что большинство людей — визуалы (то есть воспринимают информацию наглядно), а главный принцип канбан — визуализация.

Поэтому я рекомендую Вам попробовать эту систему управления, если Вы еще ее не использовали. Благо для этого есть такие бесплатные инструменты как Битрикс 24 и Трелло. Но когда Ваш проект вырастет или перестанет быть линейным, то Вам придётся переходить на другие сервисы и методологии. Но это уже потом, сейчас канбана Вам будет достаточно.