В бизнесе сейчас в моде такие понятия как “система управления проектами”, “бережливое производство”, “визуализация процесса работы”, “эффективное выполнение поставленных задач”.
Мы все знаем и понимаем их значения (хотя бы приблизительно), но мало кто знает, что всё это - множество частей одной системы. Системы, которая помогает компаниям работать сверхрезультативно. И называется она - канбан.
Система “Канбан” это и вправду очень сильный инструмент по управлению задачами на разных уровнях (даже в продажах).
И недаром её реализацию мы сейчас можем видеть в разных организациях и сервисах. Скорее всего Вы даже пользовались этим подходом, например в CRM-системах.
Для многих такие инструменты не относятся к маркетингу, но мы считаем наоборот. Ведь благодаря такому внедрению, компания может делать свою работу лучше и быстрее, а значит клиенты будут более лояльны. Они будут рекомендовать нас и покупать снова и снова. Но, как всегда, мы расскажем всё просто и понятно. Поэтому начнём с истоков, чтобы всё разложить по полочкам.
Что такое система канбан
Помните нашу статью про agile-методологию? Так вот, с появлением самого термина “agile” всё понятно.
А вот с возникновением “Канбан” не совсем. Я смог найти только то, что сам термин и само понятие было придумано инженерами компании Тойота в 1940-х годах и с тех пор они только и делают, что развивают его.
Самое интересное, что упоминается два варианта того, как была придумана концепция канбан.
Вариант 1. Каждый мастер на своём участке производства писал своим подчинённым задания на листке и вывешивал его на видном месте. Другие мастера участков делали то же самое и вывешивали задачи рядом.
Таким образом стало видно, что мастера поручают работникам, и при необходимости они стали давать советы друг другу для повышения работоспособности бригады (чтобы на одном участке не стало скапливаться большое число невыполненных задач).
Вариант 2. После открытия завода Тойота в Америке, инженеры начали путешествовать по стране.
Периодически они заезжали в супермаркеты для покупки продуктов. И настоящим инсайтом для них стало то, что товары на полках пополнялись не по мере того, как поставщик их привозил, а по мере того, как пустели полки.
То есть запасы привозились не когда было удобно поставщику, а когда запас достигал минимума.
Какой из этих вариантов правда - я не знаю. Лично мне нравится второй. Однако, в 1959 году корпорация Тойота стала использовать методы схожие с современной системой канбан.
А в 1962 полностью и довольно кардинально компания поменяла весь процесс работы на своих заводах. Но давайте пошагово.
Единого определения у системы канбан нет. Поэтому я приведу две фразы, которые на мой взгляд максимально отражают суть:
- Система, направленная на уменьшение количества одновременно выполняемых задач;
- Система вытягивающего управления складскими запасами.
Помните историю про супермаркет? Так вот методика работы “just-in-time” (по английски, “точно в срок”) и есть основная суть системы канбан.
То есть нет смысла производить продукцию, если она ещё не продана. Это захламляет склады и рабочие места, а также увеличивает время ненужной работы (так как продукция может быть не продана).
Поэтому как только готовая продукция на складе подходит к концу, склад начинает “вытягивать” изготовление из производства.
Интересно. Сейчас существуют готовые сервисы, которые делают автоматический заказ у поставщиков, когда в наличии количество единиц продукта становится минимальным. Это особенно актуально для общепита и продуктовых магазинов.
Как это работает в Тойота
Как у любой нормальной компании, в Тойота ставится план продаж на год. Этот план разбивается на месяца.
В результате получается среднесуточный план выпуска автомобилей. Затем этот план берут продажники и начинают активно договариваться с дилерами о реализации их автомобилей.
В это время на заводе склад пишет карточку, сколько готовых автомобилей необходимо произвести.
Далее по каждому цеху (производства стёкол, панелей, колёс, запчастей и так далее) пишутся карточки, сколько необходимо выпустить единиц каждого наименования на данный момент времени.
При подходе готовых единиц, к концу выпускаются новые карточки с указанным числом новых необходимых деталей. И так далее.
Как видите, на протяжении всего процесса идёт использование карточек канбан, так их называют сейчас.
Таким образом соблюдается как раз 2 основных принципа. Количество задач уменьшается за счёт “вытягивания” управления складскими запасами.
Простым языком - всё делается ровным счётом тогда, когда это нужно. Действует закон приоритетов.
Основные принципы системы
Как и у любой методологии, у канбан есть принципы, на которых она была основана и успешно развивается.
Я отобрал для Вас всего 4 принципа, хотя в Интернете и книгах Вы можете встретить 7 и даже 10. Однако эти - наиболее понятны среднему человеку (который не живёт системами управления процессами).
1. Визуализация. Главный принцип канбан - это визуализация. Недаром используются и пишутся карточки канбан.
Ваша главная задача - сделать визуальную доску, которую Вы разобьёте по необходимым для Вас этапам и расположите задачу по стадии её развития. Классика жанра это 3 направления - планируется, выполняется и сделано.
2. Количество выполняемых задач. Большая проблема множества людей - прокрастинация. Мы откладываем всё на потом. Соответственно, задачи накапливаются.
Поэтому должно быть понимание, сколько задач должен выполнять сотрудник/отдел за определённый срок (например, неделю/месяц). Такой KPI, если хотите. Или еще можно назвать личный канбан.
3. Фокусировка на работе. Правила канбан учат нас принципу, что задачи не нужно постоянно планировать, их нужно делать.
Соотвественно, фокусировка на невыполненных задачах - главный приоритет. Подключение дополнительных людей, правильное использование ресурсов - всё, что необходимо, чтобы выполнить нерешенные задачи.
4. Улучшение. В связи с тем, что в канбан идёт работа по принципу “минимальными партиями”, проблемы в продукции или работе персонала будут видны на ранних этапах работы.
Их нужно выявить и устранить. Это и есть один из главных принципов - постоянное улучшение за счёт внимания к мелочам.
Примеры
Чтобы материал усвоился максимально легко и понятно, я Вам приведу несколько вариантов реализации данной методологии в жизни компании.
Ведь по ходу прочтения этой статьи у Вас, скорей всего, возникло ощущение, что внедрение канбан возможно только в производстве или IT-сфере.
Пример №1 Императорский дворец Японии
Я хочу, чтобы Вы представили современную Японию. А конкретно Токио. Но не сам высокотехнологичный город с огромными небоскрёбами, а Восточные сады в Императорском дворце Японии. Красивейший современный парк, да ещё и в момент цветения сакуры.
Если Вы видели в Интернете картинки цветков сакуры, мирно лежащей на воде, то сделаны они скорей всего именно в этом парке.
В момент входа в парк, вместо покупки билета, смотритель выдаёт Вам небольшую пластиковую карточку, которую Вы обязаны будете сдать в стеклянную будку, когда будете выходить с территории парка. Заметьте, это не билет. Это обычная карточка.
Самое интересное начинается потом. Как только в будке на выходе скапливается горка подобных карточек, смотритель забирает их и начинает выдавать желающим войти, которые ожидают своей очереди.
Это и есть kanban в действии. Только поданный через инструмент маркетинга - сторителлинг.
Выглядит необычно, но в действии это просто изумительно. Новый посетитель получает билет на вход (карточку), как только она освобождается.
Благодаря такому подходу, парк получает лёгкий способ контроля посетителей и избавляет руководство от контроля с переизбытком людей.
Пример №2 Отдел продаж
Вы - менеджер по продажам. И через Вас ежедневно проходят десятки клиентов. Помимо новых, у Вас есть старые, которым тоже нужно что-нибудь отправить или позвонить.
Ко всему этому Вам нужно контролировать исполнение договора, в виде оказания услуг или отгрузки.
Такая ситуация с огромным количеством задач на одного человека в 9 из 10 компаний.
Это не нормально, но естественно в условиях нашей реальности. Как с этим всем справиться? Как ничего не забыть? Как не получить штраф из-за просроченных сроков? К Вам идёт на помощь внедрение системы канбан.
Вы разделяете весь этап ведения клиента на шаги от А до Я. Начиная от первого контакта, заканчивая подписанием актов, а ещё лучше, звонков из серии “Как дела?”.
Кстати, звонок “Как дела?” это очень интересная техника по повышению лояльности и продаж.
В результате, после внедрения системы канбан, сотрудник полностью видит весь процесс продаж и ведения проекта.
Получается некая синергия этапов воронки продаж и введения проектов. Такой вот личный канбан для сотрудников.
Обратите внимание, что сейчас даже продажи реализуют по методологии канбан, ведь это и вправду интересно.
Вот пример успешной реализации канбан нами как еще одно доказательство, что это возможно в России:
Пример №3 Выполнение проекта
С этим всё максимально просто. Например, Вы - студия дизайна. А значит клиентский проект проходит по заранее составленному плану. На каждом участке этого плана есть свои ответственные и задачи.
С помощью внедрения канбан это будет выглядеть следующим образом. Когда менеджер по продажам подписал договор, он передаёт задачу (карточку канбан) на первый этап, который называется “Бриф и снятие размеров”.
После того, как из клиента вытащили все хотелки, то ответственный переносит карточку на следующий этап - “Дизайн” уже с другим ответственным. Затем карточка переходит к “Электрику”, “Раскройщику” и т.д.
Что мы имеем на выходе? А то, что каждый видит, какое количество задач у него есть на данном этапе.
Еще он может оценить, сколько у него будет задач в дальнейшем и какие затыки у него есть по этапам (куда направить все силы). Это в чистом виде адаптация под любую реализацию проекта.
Адаптация к бизнесу
А теперь давайте представим, что я убедил Вас начать внедрение системы канбан в своей компании. Что же для этого нужно сделать? Использовать доски и карточки канбан. Всё верно.
Наверное, Вы подумали о реальной доске, которая будет висеть у Вас на стене офисе, и на которую сотрудники будут приклеивать свои карточки.
Но так как у нас 21 век, то доска, а также карточки канбан могут быть виртуальными.
Именно для этого я подобрал 3 программы, которые помогут Вам совершить внедрение системы канбан совершенно безболезненно и результативно.
Программа 1. Мегаплан
Одна из самых популярных CRM систем в России. Мегаплан — полноценная система управления эффективностью бизнеса. Система помогает контролировать задачи и сроки их выполнения, настраивать персональный маркетинг, выстраивать оптимизированные бизнес-процессы — и в целом избавляет от рутины.
Все достоинства описывать не буду, могу лишь сказать, что сейчас Мегаплан можно настроить именно под Вашу компанию даже в бесплатной версии. Но вернёмся к канбан.
Как в любой CRM, в Мегаплане можно ставить задачи для себя и для сотрудников. И для удобства Вы можете делать это в канбан, если уж решили, что эта японская система Вам приглянулась.
Вкладки по типу “Выполняется” и “Сделано” Вы можете настроить индивидуально.
Также видно, какая задача и каким сотрудником выполняется в моменте, что позволяет контролировать производительность.
Самый главный плюс в том, что это полноценная CRM система, то есть всё в одном. Вы можете управлять клиентами по той же самой схеме, которую мы рассматривали выше в примере про отдел продаж.
И все это как с компьютера, так и с телефона через мобильное приложение. Сервис “must have” для большинства организаций. Хоть и не единственный, но зато бесплатный.
Программа 2. Трелло
Мы сами использовали Трелло более года и были весьма довольны, пока проектов не стало “Мама не горюй”.
Во-первых, он бесплатный (но есть и платная версия), во-вторых, очень удобный и интуитивно понятный.
Когда выбирали, нам нужна была система с возможностью отслеживать проект целиком и выделять ответственных за этапы. В голову даже не пришло, что это как раз сущность системы канбан.
Как я уже писал, преимущества Трелло даже не в том, что он бесплатный и удобный. К тому же, у программы есть мобильное приложение, где Вы можете посмотреть или поставить задачу не будучи привязанным к компьютеру.
Трелло нам настолько понравился, что мы уже “подсадили” несколько клиентов на него.
Программа 3. Кайтен
Сервис Кайтен я нашел только потому, что список из 2-х пунктов смотрится неполноценно.
Но чем больше я изучал его, тем больше он мне нравился. Это специальный сервис, чтобы внедрить командный подход в своей компании.
Есть бесплатный тестовый период 14 дней (я, если честно, уже не представляю сервис без этой функции), интеграция всевозможных инструментов и две методологии для удобной работы: канбан и scrum (о ней ещё будет статья).
Кроме того, здесь учтён один из главных принципов канбан - ограниченное число задач.
То есть каждому процессу/сотруднику Вы можете задать определённое число задач, и он не сможет добавить новые, пока не завершит старые.
Недостатки: он платный (хотя 500 рублей за пользователя не такая уж и большая плата), и пока мобильное приложение есть только для пользователей Андроид.
Сам я ярый поклонник Apple, но разработчики сервиса обещают скоро порадовать и меня, выпустив мобильное приложение на iOS. Полноценно оценить сервис мне сложно, но то, что он достоин внимания, это точно.
Коротко о главном
Я читал, изучал и внедрял разные системы управления проектами - agile, scrum, xp, канбан. И могу сказать, что одна из самых простых для малой и средней компании - это канбан.
Возможно это связано именно с тем, что большинство людей - визуалы (то есть воспринимают информацию наглядно), а главный принцип канбан - визуализация.
Поэтому я рекомендую Вам попробовать эту систему управления, если Вы ещё её не использовали. Благо, для этого есть такие бесплатные инструменты как Мегаплан и Трелло.
Но когда Ваш проект вырастет или перестанет быть линейным, то Вам придётся переходить на другие сервисы и методологии. Но это уже потом, сейчас канбана Вам будет достаточно.
Никита, спасибо за интересную и полезную информацию и детальный разбор! Вот только грамматические ошибки портят впечатление и снижают репутацию. Поставьте задачу редактору или корректору! ☺
Спасибо за классную стать!
Есть ли у вас примеры досок по типу канбан показывающие ведение проекта? Только не организации работы, а именно ведение проекта, например вывод нового продукта на рынок
Именно вывод нового продукта на рынок нету. Мы ранее вели все проекты в трепло, но сейчас не осталось примеров чтобы заскринить.
В целом это не сложно. Просто весь проект разбивается на этапы и каждый этап это отдельный столбец (мы работали именно так)