ТОП-14 CRM-систем для веб-студий + инструкция

Раз Вы здесь, не вижу смысла в долгих вступлениях о пользе внедрения CRM для веб студии. Так что сразу к делу – расскажу, какие системы Вы можете использовать, на что обратить внимание при выборе и покажу полезный функционал.

CRM сервисы для веб-студий

Мы собрали самые популярные CRM-системы. Стоимость может зависеть от версии - облако / коробка, количества пользователей и нужных Вам функций. В первой таблице наш персональный топ программ.

Сервис	Стоимость	Пробный период	Мобильное приложение
EnvyCRM	от 750 ₽/мес (“in-scale” +500 руб. на баланс)	7 дней	Нет
Мегаплан	от 549 ₽/3 мес	14 дней	iOS, Android
WireCRM	от 399 ₽/мес	30 дней	Android

Далее собраны не менее хорошие сервисы, если не нашли подходящий выше, можете протестировать и их. На заметку - чтобы не тыкать пальцем в небо, лучше кликайте на сервис и уточните стоимость для себя на главной странице.

Сервис	Стоимость (в месяц)	Пробный период	Мобильное приложение
S2 CRM	от 240 ₽ (по промокоду "pjzmbw" скидку 50% на тариф Корпорация+)	7 дней	iOS Android
LPTracker	от 1200 ₽	14 дней	iOS Android
Pipedrive	от 947 ₽	нет	iOS Android
On-CRM	от 600 ₽	нет	нет
DaCRM	от 5900 ₽ (промокод "IS2020 _ БЛОГ" + 2 мес бесплатно)	14 дней	iOS
GEN CRM	от 600 ₽/пользователь	нет	нет
Worksection	от 2 137 ₽	14 дней	iOS Android
Пачка	от 3 490 ₽	7 дней	iOS Android

Как работает CRM для веб-студии

Чтобы понять, как работает система, разберем одну из них - сервис Мегаплан. Его функционал очень широкий, поэтому рассмотрим те, которые чаще всего используют агентства по веб-разработке.

1. CRM

Раздел для систематизации работы и оптимизации процесса продаж. В Мегаплане этот модуль включает в себя воронки продаж, историю работы с клиентом и отчёты.

1.1. Воронка продаж

Прописывайте шаги, по которым менеджер должен вести клиента от получения заявки до успешной завершении сделки. Этапы воронки создаются и редактируются прямо на доске сделок.

Если Вы предоставляете разные услуги, то для каждой можно создать собственную воронку со своими этапами. После этого менеджеры будут легко переключаться между ними, перетаскивать карточки сделок с этапа на этап, а по завершению отправлять в архив.

1.2. Автодействия в сделках

Автоматизируйте процесс продаж, избавьтесь от рутины и ускорьте обработку сделок. Для каждого этапа в системе можно настроить автоматическое создание задачи, проекта, уведомление, отправку email. К примеру, автоматическую отправку письма на почту клиенту с напоминанием об оплате, если сделка задержалась на этапе "Ожидает оплаты" на 5 дней.

1.3. Интеграции

Интегрируйте систему с почтовыми ящиками компании, телефонией и существенно экономьте время на переписку с клиентами. Прямо из Мегаплана отвечайте на все письма, для этого есть готовые шаблоны с автозаполнением данных. Когда получатель откроет письмо и перейдет по ссылке в нём, менеджер получит об этом оповещение и сможет спланировать дальнейшие действия.

1.4. Автоматическое создание сделок и контактов

Настройте автоматическое создание новых сделок или контактов из писем, которые приходят с нового email адреса. В настройках Вы можете указать воронку продаж, очередь ответственных менеджеров, по которым будут распределяться новые заявки.

При автоматическом создании сделки ответственный менеджер сразу получит уведомление и свяжется с клиентом. Так ни одна заявка не будет упущена.

1.5. Карточка клиента

Здесь хранится вся история работы с ним — сделки, проекты, задачи, письма, счета, коммерческие предложения, акты, платежи. Если уволится менеджер, то новый сможет с легкостью продолжить работу с клиентом.

Карточка клиента

2. Проекты

Самый главный модуль для веб-студии. Он содержит инструменты для организации совместной работы над проектом и учета затраченных ресурсов. По нему назначается менеджер и команда, определяются этапы, вехи, задачи, сроки и бюджет.

2.1. Шаблоны

Сократите время на создание типовых проектов. Создайте шаблон и пропишите в нем этапы, вехи и задачи, по которым он должен реализовываться.

Вехи могут быть привязаны к этапам проекта, а задачи - к вехе или этапу. Вы можете настроить автоматическое завершение вехи после выполнения всех привязанных к ней задач и автоматический переход проекта на следующий этап при завершении всех вех, привязанных к нему.

2.2. Канбан-доска

Типовые проекты, созданные по шаблону выводятся в виде канбан-доски. Колонки здесь - это этапы, по ним перемещаются карточки проектов. В карточках выводятся его вехи (контрольные точки), здесь же отмечаются выполненными. Это позволяет на одной странице отслеживать прогресс каждого проекта, вовремя замечать проблемы и устранять их.

2.3. Учет финансов

Учитывайте плановые и фактические поступления/расходы по проекту и создавайте графики оплат. Укажите, сколько должно денег поступить от клиента и какого числа, когда необходимо рассчитаться с фрилансером, сотрудником.

По факту оплаты просто проведите платеж. В виджете будут отображены основные финансовые показатели, которые позволят Вам контролировать рентабельность проекта.

Движение средств

2.4. Тайм-трекер

Указывайте плановое время по каждой задаче. Исполнитель может фиксировать его автоматически с помощью тайм-трекера, либо указать затраченное время вручную.

По итогу Вы сможете подсчитать общее плановое и затраченное время по всем задачам проекта. Актуальные показатели выводятся в виджете, что помогает быть в курсе событий и вовремя принять меры, если фактическое время превышает плановое.

2.5. Комментарии и мессенджер

Обсуждайте дела по проекту, даже если команда находится в разных частях света с помощью отдельного корпоративного чата.

Добавьте важные комментарии, они будут на виду у всех сотрудников. Чтобы получить ответ на вопрос от нужного работника, используйте функцию @упоминания. Он мгновенно получит оповещение и сможет отреагировать на Ваш запрос.

3. Финансы

В этом разделе ведется учет движения денежных средств компании, создаются коммерческие предложения, счета и акты.

Денежные потоки распределяются по финансовым статьям, проектам, контрагентам, юридическим лицам и банковским счетам. Благодаря этому модулю Вы будете точно знать, какие направления и клиенты ключевые, и на что тратятся деньги.

3.1. Учет денежного потока

Вам не придется управлять им вручную. Автоматизируйте загрузку платежей из своего банка и анализируйте финансовые данные в Мегаплане.

Просматривайте сумму поступлений, расходов, сальдо за любой период в разрезе проектов, контрагентов, финансовых категорий, организациям.

3.2. Предложения, счета и акты

Создавайте в системе коммерческие предложения, счета и акты, привязывайте их к сделкам/проектам и отправляйте клиентам на email. В Мегаплане Вы можете максимально быстро обрабатывать счета с помощью функций регулярных счетов и онлайн-оплаты.

Что еще нужно знать

Чтобы Вам не пришлось отказываться от системы через пару месяцев, осознав её бесполезность, убедитесь, что выбранная CRM отвечает следующим критериям:

• Комплексная система. Веб-студиям нужна црм, в которой будет не только модуль для управления проектами, инструменты для совместной работы команды, но и учет клиентов и сделок, финансов. Если есть какой-то один инструмент, придется внедрять и оплачивать отдельный сервис для менеджеров по продажам;
• Понятный интерфейс. Он не должен требовать долгого обучения сотрудников. Выбирайте простой в использовании сервис, так срок внедрения системы сократится до минимума. А значит сотрудники смогут быстрее приступить к выполнению своих обязанностей и приносить пользу бизнесу;
• Резервное копирование. Учитывайте автоматическое ежечасное резервное копирование данных и возможность выгрузки всей информации. Так, в случае форс-мажора Вы не потеряете данные, внесенные в CRM, и сможете быстро и без проблем восстановить работу;
• Обновление системы. Любая CRM должна идти в ногу со временем, выпускать все больше возможностей, облегчающих и ускоряющих бизнес-процессы Вашей компании;
• Мобильные приложения. Их наличие для iOS и Android дает возможность Вашим сотрудникам получать доступ к рабочей информации из любого места;
• Rest API. Для настройки передачи данных в любые сторонние сервисы из Мегаплан, и наоборот. Ведь какой бы комплексной система не была, все равно со временем появится необходимость в дополнительных инструментах. А ещё лучше - наличие готовых интеграций.

Коротко о главном

CRM для веб-студии - инструмент для эффективного планирования проектов, быстрого получения любой информации по рабочим моментам, удержания клиентов и допродажи, а, как следствие, увеличения прибыли компании. Если не хотите заморачиваться выбором среди множества сервисов, вот Вам самый сок: EnvyCRM , Мегаплан.

Но чтобы Вы не думали, что CRM - это секретное оружие от всех неудач бизнеса, мол включили сервис и всё, дело сделано, напоследок оставлю недостатки её использования:

• Даже если Вы используете самый продвинутый софт, придется вручную заполнять данные, иначе Вы не увидите актуальные отчеты и не обнаружите проблемы, которые требуют улучшения;
• Потребуется выделить ресурсы на обучение сотрудников, мотивацию, контроль и сбор обратной связи по неудобным моментам использования сервиса;
• Нужно постоянно улучшать настроенные в CRM-системе бизнес-процессы, ставить четкие цели, иначе положительного эффекта от её использования не будет.

Кстати. У нас есть готовые мотивационные схемы для продавцов розничного магазина и для менеджеров. Внедряются быстро и просто, а результат заметен уже с первого месяца. Кликайте (кстати, по ссылке скидка 50%, но только 4 часа) -> Мотивационная схема.

 

Нашли ошибку в тексте? Выделите фрагмент и нажмите ctrl+enter