Удаленная работа: как организовать сотрудников + 60 программ

С тех пор как началась пандемия, удаленная работа стала не роскошью фрилансеров, а обыденной практикой. Но и работодатели, и сотрудники сталкиваются с рядом сложностей. Как не сойти с ума от прокрастинации и беспокойства? Как организовать удаленную работу так, чтобы и сотрудникам, и начальникам было удобно?

Собрали для Вас в одном месте почти 60 программ для организации удаленной работы. Сервисы для удобства поделены по категориям — и в каждой перечислены основные функции. А в конце статьи я покажу пару рабочих связок топовых сервисов для бизнеса. В общем, поехали.

ТОП-7 CRM-систем

CRM-системы внедряются для наведения порядка в работе и автоматизации бизнес-процессов. Это, к слову, одинаково важно и для удаленки, и для традиционного офиса. Основные (и далеко не все!) решения, которые предлагает CRM:

1. Управление проектами. Распределяйте проекты между ответственными и контролируйте процесс выполнения задач;
2. Постановка целей. Устанавливайте командные и личные цели для сотрудников;
3. Отслеживание эффективности. Система отображает качество работы подчиненных в виде наглядных графиков;
4. Ведение базы заявок. Так, например, внедрение CRM для отдела продаж позволит фиксировать все входящие обращения и совершенные сделки. А еще хранит информацию о клиентах и покупках;
5. Виртуальная АТС. Позволяет совершать звонки клиентам и рассылать сообщения прямо из црм, не используя дополнительных сервисов телефонии;
6. Аналитика. Программа формирует отчёты по количеству продаж и другим параметрам — это помогает отслеживать выполнение плана.

В таблице ниже — подборка самых функциональных и удобных в использовании CRM-систем. Каждая из них предлагает бесплатный тестовый период и я, конечно, рекомендую Вам этим воспользоваться. Во-первых, поймёте, подходит ли Вам эта программа, а во-вторых, не потеряете время на настройку и сразу после покупки подписки заработаете в полную мощь.

ТОП-9 программ учета рабочего времени

Бывает такое, что удалёнка негативно сказывается на продуктивности. Например, менеджер может потратить на выполнение задачи два часа, а в отчёте указать, что работал вдвое дольше. Программы для учета рабочего времени дисциплинируют сотрудников и помогают с тайм-менеджментом. И главная польза тут даже не в «большом брате», а в том, что Вы сможете оптимизировать рабочие процессы.

1. Рабочее время. Вы можете установить начало и конец рабочего дня и отслеживать соблюдение графика и время, затраченное на выполнение задач;
2. Аналитика. Программа позволяет оценить продуктивность работников в разное время дня и в целом;
3. Использование интернета и приложений. Сервис составляет отчёт о том, какие сайты посещают сотрудники в рабочее время — а ещё можно следить за активностью клавиатуры;
4. Трансляции экрана. Особенно строгим руководителям сервисы дают возможность видеть записи с мониторов или делать автоматические скриншоты рабочего стола.

Основные функции, как правило, бесплатные. Стоимость программ для учета рабочего времени зависит от набора дополнительных возможностей.

ТОП-6 программ для планирования задач

Для удобного планирования и распределения задач между коллегами я рекомендую использовать облачный планировщик. Таким образом Вы решите сразу несколько проблем по организации работы на удаленке.

1. Задачи. Формируйте большие задачи, мелкие подзадачи, чек-листы и назначайте исполнителей;
2. Дедлайны. Устанавливайте сроки выполнения задач и напоминания, чтобы всё выполнялось вовремя;
3. Приоритетность задач. Самые важные задачи можно выделять, чтобы сотрудники грамотно строили рабочий день;
4. Отчеты и комментарии. Их можно добавлять к карточкам заданий: так удобнее следить за выполнением задач;
5. Коллективная работа. Если задача рассчитана на нескольких ответственных, можно вместе подключаться к ней и обсуждать.

Функционал планировщиков между собой мало чем различается, но, как водится, воспользуйтесь бесплатной версией, чтобы выбрать именно Ваш вариант.

ТОП-5 программ для видеоконференций

Удалёнка не отменяет планёрки и совещания — благо что площадок для видеоконференций полно. К тому же, обычно это совершенно бесплатно. Пробежимся по основному необходимому функционалу:

1. Доступность. Сотрудник может войти в видеочат через мобильное устройство или планшет, если рядом нет компьютера;
2. Презентации. Их можно демонстрировать на общем экране для коллективного обсуждения;
3. Опросы и голосования. Важные изменения или решения можно принимать совместно: каждый сможет высказаться;
4. Обмен данными. Передача файлов или переписка в чате;
5. Автоматический перевод речи. Это актуально для международных компаний — чтобы все стороны друг друга понимали;
6. Хранение записей. На случай, если нужно будет воспроизвести или освежить в памяти фрагмент встречи.

И, как водится — подборка лучших сервисов для видеоконференций. Пробуйте и выбирайте самый удобный для Вас вариант.

ТОП-9 программ для обмена файлами

Чтобы не искать нужные документы по всей почте, лучше сразу загружайте рабочие файлы на единую платформу, доступ к которой будет у каждого. Вот основные задачи, которые можно решить с помощью корпоративного файлообменника:

1. Обмен документами. В любой момент можно зайти на сервис, скачать или загрузить нужные файлы;
2. Обучение. Опубликуйте папки с обучающими роликами, презентациями, методичками, чтобы сотрудники всегда могли освежить знания;
3. Публикация новостей. Держите коллектив в курсе последний новостей: регулярно загружайте их в соответствующую папку на файлообменнике;
4. Архив проектов. Сохраняйте данные о завершенных проектах — это может пригодиться для повторной работы с заказчиком или для составления портфолио компании;
5. Хранение шаблонов. Создайте банк шаблонов основной документации, где будут лежать типовые договоры, формы заявлений на отпуск и пр.

Главный критерий при выборе файлообменника — это надежность. Ниже представлены ТОП-10 проверенных сервисов, 3 из которых можно использовать бесплатно.

ТОП-9 программ для визуализации идей

Объяснить суть новой бизнес-идеи на пальцах, когда Вы на удаленке, крайне сложно. На помощь придут специальные сервисы и программы для визуального представления информации.

1. Графики. Создавайте наглядные диаграммы, указывайте важные метрики для наглядного отслеживания результатов;
2. Шаблоны. Для удобства можете разрабатывать инфографику по готовым шаблонам, подходящим под разные задачи;
3. Проекты. Создавайте презентации или ролики, чтобы транслировать их на дистанционных летучках и конференциях;

Стоимость программ визуализации зависит от набора функций. Как обычно, сначала ознакомьтесь с их возможностями в бесплатной версии, выберите, что больше подходит под потребности Вашего бизнеса, а затем уже переходите на платный тариф.

ТОП-7 программ для эффективного управления проектами

Функционал программ для управления проектами схож с возможностями сервисов по планированию задач. Только во втором случае это более точечное управление. Здесь же можно отслеживать в целом работу отделов и сотрудников.

1. Визуал. Можете отображать текущие цели и задачи по всем направлениям в своей компании;
2. Исполнители. Назначать ответственного можно за каждый этап работы, не только за мелкие задачи;
3. Процент выполнения. Следить за ходом дела в компании проще, когда есть конкретные показатели.

К сожалению, не все сервисы из списка русскоязычные, но каждый имеет доступный интуитивно понятный интерфейс.

Советы по управлению удалённой командой

Конечно, далеко не все виды бизнеса могут «уйти в облако». Но удаленная работа – это не только тренд современности, но иногда и необходимость.

Даже если ваша компания работает оффлайн, имеет смысл заранее прописать регламенты для перевода части процессов на удаленку и подготовить персонал к такому формату работы. Ниже для Вас разместили советы по тому, как эффективно управдять командой на удалёнке:

1. В идеальной ситуации каждый сотрудник должен иметь KPI, по которым оценивается его труд. Он должен знать эти показатели и иметь возможность в любой момент их посмотреть;
2. По возможности устанавливайте для людей гибкий график, но требуйте жестко соблюдать дедлайны;
3. Проводите корпоративные мероприятия онлайн: обучение, тренинги, вебинары. Это укрепляет командный дух;
4. Привязывайте оплату труда к результатам, производительности и качеству работы. Наиболее эффективный способ оплаты на удаленке – сдельный или сдельный + премии за особые заслуги;
5. Старайтесь быть в курсе бытовых условий сотрудников. Ведь когда они работают удаленно, любые домашние проблемы сказываются на них сильнее.

Коротко о главном

Напоследок ловите готовые пакеты сервисов для удаленной работы, которые гарантированно помогут поднять уровень продаж. Все программы интегрируются между собой и обеспечат Вашей компании максимально эффективный рабочий процесс.

Для малого бизнеса:

1. Asana (управление проектами) + Slack (корпоративный мессенджер) + Time Doctor (учет рабочего времени);
2. MeisterTask (управление задачами) + Slack (корпоративный мессенджер) + Zendesk (работа с клиентами).

Для среднего и крупного бизнеса:

1. AmoCRM (управление проектами) + Mango-Office (работа с клиентами) + CrocoTime (учет рабочего времени);
2. RetailCRM (управление проектами) + Jira (планирование работы) + Kickidler (учет рабочего времени).

Идеального рецепта по переходу или организации удаленной работы офиса, конечно, нет. Но в этой статье мы собрали топовые программы для эффективной дистанционной работы, чтобы каждый владелец бизнеса нашел в подборке нужный и полезный инструмент.