Лучшие CRM-системы для турагентств + как выбрать

CRM-система для турагентства незаменимое решение, будь то маленькая фирма или крупная сеть компаний. Она не только автоматизирует процесс ведения заявок и клиентов, но и поможет компании удобно организовать работу и объединить полезные сервисы в одной программе.

Как выбрать crm

Конечно, здесь я не скажу, берите вот эту систему, и все точно будет супер. Бизнес – штука индивидуальная, все зависит от нужных Вам функций. Но в силу особенностей туристического бизнеса есть специфические требования, которыми должна обладать crm система для туризма.

1. Облачная или локальная CRM

CRM-системы бывают двух видов: SaaS - то есть облачные - и локальные. Облачная располагается на сервере разработчиков и доступ к ней осуществляется через любой браузер или с мобильного устройства. Локальная, соответственно, устанавливается на компьютер каждого менеджера.

Для турагентства подойдёт именно облачная CRM. Так как это уже готовый продукт, которым может пользоваться любое турагентство независимо от количества сотрудников и филиалов. Разработчики дают несколько пакетов в зависимости от широты функционала или, например, количества офисов агентства, поэтому даже маленькая компания может позволить себе покупку подписки.

2. Демо-версия программы и внедрение системы

Прежде чем покупать подписку, убедитесь, что программа удовлетворит нужны Вашего турагентства. Поэтому важно, чтобы в CRM была триал-версия или хотя бы видеоэкскурсии. А ещё лучше, если в ней предлагают помощь с внедрением - то есть проводится не только презентация программы, но и обучение сотрудников. Полностью бесплатных CRM специально для туризма нет, но протестировать можно все - смотрите в таблице ниже.

3. Функциональные возможности системы

Учитывайте их при выборе системы. Да, начинающей турфирме может хватить функционала универсальной программы, которую можно подстроить под любую деятельность. Но такие системы не предоставят, например, интеграцию с туроператорами для быстрого бронирования билетов или расчёта стоимости путёвок. А менеджерам, естественно, будет гораздо удобнее иметь все функции под рукой в одной программе.

4. Регулярные обновления

Обратите внимание на то, что разработчики системы должны не только постоянно расширять её функционал, но и работать над автоматизацией и удобством использования.

5. Удобный интерфейс

Программа должна быть интуитивно понятной, её страницы быстро загружаться, таблицы легко читаться. Так менеджер не будет тратить лишнее время на поиск нужной функции, а новые сотрудники смогут быстро освоиться в системе.

6. Возможность кастомизации/адаптации

Широкий набор параметров в CRM даёт турагентству возможность тонко настроить для себя работу системы, например, добавить дополнительные задачи или этапы работы с заявками, если не хватает предложенных программой по умолчанию. К кастомизации программы можно отнести и брендирование - к примеру, возможность использовать поддомен компании для входа в систему, использование логотипов и т.д.

7. Интеграции

Интеграции незаменимы для экономии времени менеджеров и ускорения рабочих процессов. Самый простой пример - интеграция с электронной почтой: менеджеры будут получать письма прямо в CRM без лишних вкладок.

Чем больше CRM-система предлагает интеграций, например, с сайтом компании, IP-телефонией, рабочими чатами и т.д., тем удобнее работать. Информация не будет теряться, а нужные действия менеджеры смогут совершить в пару кликов.

8. Доступ для сотрудников

Если в системе будет возможность присвоить разным категориям сотрудников разные права доступа к функциям CRM или действиям в программе (то есть существуют не только администратор и рядовой пользователь, но и руководитель, офис-менеджер, бухгалтер), то каждый из работников будет пользоваться программой в рамках своих полномочий, не отвлекаясь на лишнее.

9. Устройства для использования

Перед внедрением отметьте возможность использования CRM с разных устройств: во-первых, работа может осуществляться не только из офиса, а во-вторых, некоторые системы предполагают и наличие собственного мобильного приложения, чтобы контакты клиентов, списки задач и уведомления были всегда под рукой.

10. Работа техподдержки

Качество и скорость её работы говорит о надежности CRM-системы . Чем легче с ней связаться и чем быстрее решаются проблемы — тем, соответственно, лучше.

11. Популярность программы у других турагентства

Чтобы не совершать ошибок, учитесь на ошибках (и успехах) конкурентов, которые примерно в одной весовой категории с Вашим бизнесом. Выясните, какими CRM они пользуются. К слову, многие сервисы размещают на главной странице сайта логотипы и отзывы турагентств, которые пользуются их услугами.

Сервисы CRM для турагенств

Мы собрали самые популярные CRM-системы и разделили их на таблицы для удобства. Стоимость может зависеть от версии – облако/коробка, количества пользователей и нужных Вам функций. И чтобы не тыкать пальцем в небо, лучше кликайте на сервис и уточните стоимость для себя на главной странице.

- CRM для любого бизнеса

С этими црм могут работать компании в разных нишах, но и для сферы туризма там достаточно функционала, а некоторые имеют отдельно заточенные платформы под неё. В каждом сервисе есть облачная версия, а выше мы уже говорили, почему это важно.

- CRM для турагентств

Ниже уже узкопрофильные сервисы crm. В них также большое количество функций, просто многие из них заточены именно под бизнес в сфере туризма.

Как работает CRM для турагентства

Сервис U-ON Travel  располагает самым оптимальным набором инструментов для сферы туризма. Поэтому на его примере рассмотрим основной функционал CRM-системы для турагентств.

1. Рабочий стол

Или главная страница сервиса. Чтобы перейти на неё, кликните на логотип в левом верхнем углу.

На рабочем столе Вы можете найти заявку или клиента по ключевому слову, связаться с техподдержкой и воспользоваться виджетом: на нем отображается статус менеджера в текущий момент (свободен или занят), чат с коллегами и туристами, почта (если подключена интеграция) и задачи (зелёная цифра - сегодняшние, красная - просроченные).

Также на странице есть виджеты со списком задач и событий, графиком вылетов, обращениями и другими данными, что очень удобно для менеджера.

Для быстрого добавления обращений, заявок, туристов и задач, под логотипом есть кнопка "Создать":

- Обращение

- Заявку

- Туриста

- Задачу

Вы можете настроить быстрый доступ к нужным функциям. Для этого кликните по иконке закладки в шапке рядом с полем поиска и выберите нужный параметр, например, задачи.

После этого Вы сможете быстро перейти к задачам через иконку возле поиска.

2. Настройки

Перед тем, как приступить к работе, необходимо настроить CRM-ку под нужды Вашего турагентства. Внутри раздела много вкладок для этого, но мы покажем самые основные, а с остальными Вы познакомитесь уже при использовании.

2.1. Моя компания

Укажите название компании, её адрес и контактные данные. Эту информацию всегда можно отредактировать. Если у компании несколько подразделений, добавьте каждый офис в поле ниже.

2.2. Сотрудники

Добавляйте сотрудников компании, чтобы у каждого из них был доступ к системе. Помимо добавления, администратор всегда может изменить информацию или удалить уволившегося менеджера.

Кроме основных данных сотрудника - ФИО, группы доступа и почты, можно указать доп. сведения, настроить уведомления для менеджеров и права доступа.

2.3. Права доступа

Настраивайте доступ к функциям программы для разных категорий сотрудников. То есть Вы сами решаете, будет ли, например, секретарь иметь доступ ко всем клиентам или только к первичным обращениям.

2.4. Шаблоны документов

Сервис предоставляет несколько шаблонов документов: редактируйте их под нужды Вашей компании, нажав на кнопку "Изменить". Также Вы можете настроить отображение документа для менеджера или клиента в заявке в MS Word и PDF.

Если шаблонов недостаточно, нажмите на кнопку "Добавить" и подгрузите дополнительные.

2.5. Брендирование

Привязывайте CRM к любому поддомену на сайте компании. То есть, когда Ваш сайт и сайт U-ON Travel находятся на разных адресах, клиенты смогут зайти в систему через Ваш адрес сайта.

2.6. Автоматизация бизнес-процессов

Раздел упрощает менеджерам работу в программе. Например, если он меняет статус заявки, то система выдаёт всплывающее окно с подсказкой следующего действия или создаёт задачу, которую по алгоритму работы нужно сделать следующей.

И кстати, для настройки этой функции разработчики предлагают обучающее видео.

2.7. Валюты

Здесь Вы можете настроить основную валюту и добавить другие, с которыми работает Ваше турагентство.

2.8. Поиск тура в обращениях

Ищите туры через Onlinetours или Touradviser. Для каждого сервиса в программе предусмотрена инструкция.

2.9. Быстрое бронирование

Интегрируйте CRM с сервисом Qui-Quo и в пару кликов переносите данные туристов в кабинет туроператора.

2.10. Личный кабинет туриста

С помощью кода Вы можете разместить вход в личный кабинет туриста на своём сайте. Здесь же настраиваются поля, которые будут отображаться туристу в списке заявок.

3. Обращения

В этом разделе собирается база Ваших новых и старых клиентов, здесь же Вы можете настраивать скрипты для работы с ними.

3.1. Обращения

Они отображаются в виде таблицы в хронологическом порядке от новых к старым. Сообщения фильтруются: по умолчанию отображаются все действующие, но можно перейти только к своим обращениям или к архиву.

Обращения в компанию, собранные до работы с CRM, Вы можете импортировать в программу в формате XLS и при необходимости скачать таблицу нажав на кнопку "Экспорт".

Ищите обращения в поиске по ключевым фразам, либо расширенным поиском, нажав на кнопку "Фильтры".

Чтобы сэкономить время, сохраняйте часто используемые поисковые запросы.

3.2. Скрипты продаж

Пользуйтесь скриптами продаж для работы с клиентами. Вкладка с ними находится в разделе с обращениями. Система предлагает интеграцию с turmarketing.ru: скрипты подгружаются в программу после ввода кода доступа.

4. Заявки

Ведите полноценную работу по заявкам - всё организовано в таблицы. В раздел с заявками можно перейти по ссылке в главном меню программы.

4.1. Таблица и поиск

Таблица с заявками и поиск работают по тому же принципу, как и в обращениях. Загружайте заявки в систему в формате XLS, чтобы при переходе на работу в CRM не потерять старых клиентов. Кроме этого, кнопка "Экспорт" в один клик скачивает таблицу MS Excel с заявками.

4.2. Календарь

Пользуйтесь календарём с задачами, чтобы организовать рабочий процесс и ничего не упустить.

Для добавления задачи нажмите "Создать". Сотрудники могут и сами ставить себе задачи, а руководитель и администратор давать задания всем сотрудникам или отдельным менеджерам (например, напоминание для менеджеров о том, что к определённой дате нужно предоставить отчёт).

Список задач отображается в календаре, а уведомления о событиях менеджеры получают как в самой программе, так и на электронную почту.

4.3. Задачи

Отслеживайте этапы работы менеджеров в соответствующей вкладке - здесь задачи отображаются списком и подробнее, чем в календаре.

4.4. Графики

Во вкладках можно посмотреть вылеты туристов по заявкам, отследить по каждой из них процесс получения и статус визы и страховки по туристам и путевкам.

При необходимости список можно отфильтровать по нужному отрезку времени (в том числе и в будущем) и распечатать.

5. Туристы

Подробности о каждом туристе можно смотреть и настраивать в этом разделе, заниматься этим будут сотрудники, имеющие право доступа.

5.1. Заказчики/Туристы

Добавляйте новых туристов и храните информацию об уже существующих клиентах в таблице.

В строке каждого туриста отображается основная информация о клиенте, комментарии и связанные с ним задачи. Поиск также работает и по ключевому слову, и расширенный с фильтрами.

При подключении к CRM список туристов можно импортировать в программу в формате XLS. Кроме того, он может и экспортироваться на электронную почту менеджера.

5.2. Метки туристов

Для удобства поиска создавайте категории туристов, собирайте их в папки и маркируйте цветными ярлыками. Программа предоставляет несколько категорий, но Вы всегда можете отредактировать их по своему вкусу или создать новые.

6. Партнеры

Важный раздел, в котором Вы получите всю нужную информацию о туроператорах и других своих партнерах.

6.1. Список партнеров

Каталогизируйте партнёров компании и организуйте работу с ними. Ими могут выступать авиакомпании, туроператоры, страховые компании, транспортные операторы и турагентства. Вы можете добавить нового партнёра в список, нажав на соответствующую кнопку, а далее заполнить карточку.

Партнёры также импортируются в программу в формате XLS, а список партнёров можно скачать, нажав на кнопку "Экспорт".

6.2. Реестр туроператоров

Для простоты работы с реестром справа есть поле поиска. Также можно составить отдельный список туроператоров, с которыми Вы сотрудничаете, с помощью функции "Добавить в выбранные ТО".

6.3. Действия с партнёрами

Маркируйте партнёров цветными ярлыками во вкладке "Метки партнёров", изменяйте или добавляйте их типы, организуйте в категории и группы категорий. Также Вы можете добавлять объекты партнёров, например, отели.

7. Интеграции

Система предусматривает интеграции с большим количеством полезных для турагентств сервисов. Для каждого оставлены инструкции по подключению, поэтому мы рассмотрим несколько для примера.

7.1. Topvisor

Интегрируйте CRM с Tourvisor для автоматического импорта заявок. Во вкладке разработчики оставили подробную инструкцию по подключению.

7.2. Электронная почта

С такой интеграцией менеджерам не придётся переключаться между несколькими вкладками и работать с почтой можно будет прямо из CRM.

7.3. Онлайн-чат

Интеграция поможет не упустить ни одного потенциального клиента. Вы можете вставить на сайт окно онлайн-консультанта, бота или для живого менеджера, чтобы тот отвечал на вопросы посетителей быстро и по делу.

8. Другие плюшки

Кроме основных - наиболее часто используемых функций сrm для туризма, в главном меню программа предлагает дополнительные. Из основных это:

• Статистика. Отслеживайте её по воронке продаж, воронке обращений, целевой аудитории, среднему времени сделки и другим параметрам.
• Финансы. Ведите бухгалтерию с помощью этой функции. Здесь руководитель компании может отслеживать не только курсы валют, но и, например, хранить счета от партнёров с документами;
• Рассылки. Управляйте ими через CRM. Создавайте и редактируйте шаблоны для сообщений, отправляйте туристам уведомления и делайте массовые рассылки в WhatsApp;
• Справочники. Создавайте и пользуйтесь справочниками стран, отелей, типов номеров и услуг и так далее, чтобы экономить время при заполнении карточек.

Лайфхаки и советы по работе

Любая crm-система требует времени и ресурсов для внедрения. Но Вы можете уменьшить свои страдания, если будете знать парочку хитростей, поэтому ловите.

1. Тестирование. Используйте пробный период в сервисах, чтобы протестировать несколько CRM перед выбором. Когда определитесь, купите тариф на месяц - так наверняка убедитесь, чтобы программа Вам подходит. Кстати, если решите сменить CRM, не забудьте воспользоваться функциями импорта и экспорта клиентской базы.

2. Тариф. Если у Вас небольшое или начинающее турагентство, нет смысла внедрять CRM с максимальными возможностями. Для начала хватит и стартового пакета, а потом всегда сможете доплатить и переключиться на расширенный, если Вам не хватит базового функционала.

3. Общение с техподдержкой. Делайте это регулярно. Речь не только об устранении технических проблем или ошибок. Как правило, сотрудники техподдержки всегда готовы познакомить Вас с функциями программы, на которые Вы, может, и не обратили бы внимание. Кроме того, техподдержка поможет настроить систему для максимально эффективной работы.

4. Автоматизация процессов. Если в CRM для туризма есть такая возможность, обязательно ею воспользуйтесь. Всплывающие уведомления или автоматически возникающие этапы работы с обращениями и заявками не дадут менеджерам упустить клиентов.

Также если в Вашей системе будут шаблоны документов и функция автозаполнения договоров, то это сэкономит менеджерам массу времени.

5. Сроки. Обозначайте их в CRM сроки для каждого этапа работы. Это дисциплинирует сотрудников, поможет им правильно распределять задачи и не упускать их.

6. Доступ клиентов. Разрешите им заходить в личный кабинет туриста. Ссылку для входа можно разместить прямо на сайте компании. Так клиент будет видеть все свои заявки, их текущий статус и документацию.

На правах рекламы

Изучить сервис Изучить сервис Изучить сервис

Коротко о главном

CRM-система для турагентства поможет избежать однообразных задач и рутины для менеджеров и, соответственно, даст больше времени для непосредственного общения с клиентами и привлечения новых. Так что конверсия Вашей компании точно возрастёт.

Все CRM-системы гарантируют безопасное хранение Вашей информации. А если всё-таки переживаете за сохранность данных, их всегда можно на всякий случай экспортировать на Ваш сервер.

Главное, при выборе црм ориентируйтесь не на стоимость подписки, а именно на функционал программы, её удобство и способность удовлетворить Ваши потребности. Напоследок оставим свой топ:

• Мегаплан;
• Salesap;
• RetailCRM;
• WireCRM.

Нашли ошибку в тексте? Выделите фрагмент и нажмите ctrl+enter