Меня зовут Марина Сычева, я психолог-консультант и автор проекта «Психология для занятых». Я часто работаю с предпринимателями, и на сессиях мы поднимаем темы самоорганизации и профессионального выгорания во время удалённой работы, начиная с самой пандемии в 2020 году.
Как показывает практика, эти темы актуальны и сейчас. Несмотря на окончание локдауна, в офис вернулись не все. Некоторые компании полностью перешли на дистанционную работу и столкнулись со сложностями организации рабочего процесса. Есть и компании, которые решили совместить оба формата: обычно это гибридный график, к примеру, 3 дня в офисе, 2 дома.
Во всём этом много плюсов и минусов. Но вы легко можете скорректировать отрицательные моменты и прийти к гармонии в работе.
В статье я отвечу на популярные вопросы руководителей, дам рекомендации сотрудникам по улучшению их эффективности и профилактике выгорания.
Как организовать и поддержать сотрудников?
Основная проблема «удаленки» — сложности с самоорганизацией и прокрастинация сотрудников. Отсюда возникают проблемы у всей команды и компании в целом. Предприятия теряют деньги и доверие клиентов, пока тратят время на дисциплину. Давайте разберёмся в причинах и способах решения.
Нужно ли быть в курсе домашних дел подчинённого?
Я предлагаю разделять рабочее и личное (домашнее). Рамки должны быть, иначе возникнут сложности.
Если сотрудник справляется со своей работой, вряд ли руководитель будет вникать в его домашние заботы. Ведь всё и так хорошо и работа выполняется в срок.
Другое дело, если подчинённый срывает дедлайны и сам ссылается на проблемы дома. В этом случае нужно начать диалог, чтобы понять:
Почему работник не выполняет обязанности?
Например, у его любимой кошки брачный период и он вынужден срочно искать ей кавалера, и это мешает ему сосредоточиться на работе…
А если серьёзно: ситуации бывают разные. От проблем в семье до психических заболеваний. Сначала устанавливаем, в чём дело.
Действительно ли есть уважительные причины?
Для кого-то поиск кота реально повод сильно отвлечься от работы, как бы ни было смешно. Здесь лучше заранее обговорить некоторые моменты и регламентировать их.
Создайте список уважительных причин, и пусть все с ним ознакомятся. К примеру, по болезни, трагедии в семье и т.п. дедлайн может быть продлен или сотруднику предоставляют отпуск.
Готов ли подчинённый исправить ситуацию?
Узнайте какие варианты он может предложить и подумайте, насколько это вас устраивает. Если не устраивает совсем, то предложите свои. Ищите компромисс.
Помогите со своей стороны, если требует ситуация. Например, сотрудник долго перерабатывал по каким-то причинам и случилось выгорание. В таком случае лучше дать пару дней отпуска, чем потом всю неделю оплачивать больничный.
Эти вопросы помогут вам собрать картину ситуации и решить, что делать. А ещё покажут, что вы эмпатичный и вдумчивый руководитель, который ценит своих сотрудников и готов идти навстречу, когда это правда нужно. Сейчас в работе это важно как никогда.
Как помочь сотрудникам на удалёнке?
Приведу здесь несколько рекомендаций. Не все они универсальны, но 1-2 из списка вам точно подойдёт. И чем скорее вы их внедрите, тем быстрее они окупятся с лихвой.
Денежное вознаграждение. Как правило, мотивируют в первую очередь деньги. Это хорошая зарплата, бонусы за выполнение плана, регулярные премии и не только. Зависит от бюджета и политики компании.
Есть сотрудники, которые любят свое дело и «болеют» за него всей душой, не привязываясь к конкретному заработку. Им важнее творческий процесс и одобрение руководства. В этом случае не скупитесь на похвалу, давайте сотруднику классные проекты, разгружайте от ненужной рутины
Экспресс-повышение продуктивности. Будет здорово провести мастер-класс по повышению продуктивности. Не все умеют планировать день и жонглировать навыками тайм-менеджмента. Особенно если удалёнка нагрянула внезапно и нужно перестраиваться с привычного офисного режима.
Пригласить эксперта (бизнес-тренера), чтобы провести тренинг, обойдется существенно дешевле, чем проводить индивидуальную работу или разгребать последствия непродуктивности сотрудников.
Отчётность. Наладить удобную и регулярную отчётность легко, сейчас есть все инструменты для этого: CRM-системы, специальные мессенджеры и так далее.
Назначайте ответственного за работу, чтобы он смог проконтролировать себя и коллег на каждом этапе и отчитаться перед руководителем до того, как наступит дедлайн. Тогда сотрудники смогут исправить «косяки» вовремя. А вы будете чётко видеть, что и когда пошло не так.
Рабочее место и график. Дайте сотруднику всё необходимое для работы вне офиса. Предположим, в вашей команде есть монтажёр. Постарайтесь дать ему всё необходимое для работы: достаточно мощный компьютер, где установлен Adobe Premier и After Effects, наушники, хорошие колонки.
Внедрите плавающий график: например, чтобы работу можно было начинать с 9:00 до 12:00. Для контроля можно использовать обычный чат-бот или возможности CRM-системы.
Поведение руководителя. Сам руководитель должен быть примером для подчиненных, и это не обсуждается. Если начальство не укладывается в сроки, не предоставляет план работы или недоступен в рабочее время, то сотрудники решат, что могут вести себя безответственно.
А как не «растерять» команду?
Главное — избегать крайностей. Найдите золотую середину: сохраняйте человеческое отношение к сотруднику, но при этом не создавайте ощущение «друга начальника».
Если совсем игнорировать потребности, подчинённый будет недоволен и при первой возможности покинет безразличного руководителя. К примеру, человек просит выходной по семейным обстоятельствам или ему требуется время восстановиться после болезни.
Когда начальство идёт навстречу в таких вопросах, сотрудник чувствует, что он важен. Риск ухода снизится, а качество работы станет выше.
Но не перегибайте палку. Если дружить с сотрудниками, вникать в любые проблемы и делать поблажки, есть вероятность, что они «сядут на шею» и всегда найдут отговорки, чтобы не работать нормально.
Поэтому не стоит уделять много внимания личным вопросам в рабочее время. Организуйте регулярные неформальные встречи 1 на 1 в комфортной обстановке, где вы сможете общаться с каждым подчинённым с глазу на глаз. К примеру, один час раз в пару недель.
Проводите досуг вместе время от времени: выезды на природу, конференции, бизнес-ланчи. Это сполчает коллектив, сотрудники смогут узнать друг друга и вас с иной стороны.
Что делать, если сотрудник отлынивает от работы и подводит других? Уволить или понять?
Всегда начинайте с причины. Почему сотрудник стал обманывать? Что произошло? Выстраивайте диалог и проясняйте причину, без обвинений и эмоций.
Если сотрудник открыт к диалогу и у него есть причины — например, обида на руководителя или коллег — нужно найти компромисс и выстроить границы. Личные отношения не должны мешать работе.
Если сотрудник не идёт на контакт, то ставим рамки и предупреждаем о последствиях. Например, если задача не будет выполнена в срок, то последует штраф либо увольнение.
А дальше стандартно: предупреждение => выговор (штраф) => увольнение, поскольку в бизнесе важна прибыль и результаты. Если подчинённый не первый раз подводит руководителя, то его ценность как сотрудника сомнительна. Да, даже если он отличный человек. Вот почему стоит разделять работу и личные отношения.
Что делать, если сотрудник не может нормально работать дома?
Тут три варианта: либо он учится работать дома, либо возвращается в офис, либо ищет подходящее место (кофейня, коворкинг). А если такой возможности нет, то, к сожалению, придется искать другую работу.
Вот несколько рекомендаций для быстрой адаптации на удалёнке:
- Организуйте свое пространство так, чтобы вам было приятно работать. Уберите все, что мешает работе, прежде всего гаджеты, и следите за порядком на рабочем месте;
- В рабочее время вас не должны отвлекать домочадцы. Конечно, кроме экстренных случаев. Сообщите им свой график и не позволяйте отвлекать в рабочие часы. Личные дела оставьте на перерыв или конец рабочего дня;
- Если сложно сосредоточиться, попробуйте работать по таймеру. К примеру, 45 минут работа, а потом 15 минут перерыв (зарядка, чай/кофе, перекус). А кому-то подойдет «метод помидора» — 25 минут работа, 5 минут перерыв. Экспериментируйте, меняйте время под себя, пока не найдёте оптимальный вариант;
- Когда в семье есть дети, им, скорее всего, будет трудно ждать окончания рабочего дня. Уделайте им внимание в перерывах. Здорово, если вы сможете выделять для детей определенные часы, чтобы они постепенно привыкали к вашему графику и знали, когда можно подойти. Пусть это будет хоть 20 минут, но зато время вы посвятите только ребенку, не отвлекаясь ни на что другое.
Оплачивать работникам психотерапию — тренд или новая необходимость?
Психотерапия для работников — вопрос на усмотрение руководителя, поскольку у компании не всегда есть средства на оплату услуг. Индивидуальная психотерапия для сотрудника обойдется в среднем в 5000 рублей. А сессий, как правило, требуется несколько.
Иногда такие траты будут выгодна обеим сторонам. Например, когда у сотрудника действительно есть проблемы, с которыми он не может справиться. Но будем честны: психолог требуется не всем. Для некоторых людей это будет скорее развлечение, нежели работа над своим внутренним миром.
Альтернативой станет групповая терапия, но это не панацея. Улучшить коммуникацию и повысить продуктивность команды получится, вот проработать детские травмы или разобрать семейные конфликты нет. Глубинные причины как раз чаще кроются там.
FAQ: профилактика выгорания на практике
Здесь вы найдёте ответы на частые вопросы и практические рекомендации, что делать, когда работа валится из рук и хочется всё бросить. Не спешите, прежде загляните в себя.
Что делать, если не получается сосредоточиться?
Постарайтесь понять причины вашего состояния, рефлексируйте и внедряйте новые привычки. Задайте себе вопросы. Что вам мешает сосредоточиться? Как вы себя при этом чувствуете? Что вам помогало раньше выйти из такого состояния?
Как быть, если работа не нравится?
Обратиться к прошлому опыту. Почему вы работаете, если вам не нравится ваше дело? Ради чего/кого? Если чёткой цели нет — например, вы хорошо получаете и именно эта работа поможет заработать на новую квартиру — в идеале сменить деятельность и начать работать в удовольствие.
Что делать с прокрастинацией?
Если вы склонны прокрастинировать, то есть постоянно откладываете работу на «потом», «завтра» и «ну когда-нибудь», попробуйте сделать так:
- Cоставьте план задач и пропишите реальные для вас сроки;
- Выделите для перерывов отдельное время и проводите его так, как хотите. И да, разрешите себе ничего не делать — так можно;
- Выполняйте одну задачу за раз, не отвлекайтесь на другие, проверку мессенджеров и почты;
- Поощряйте себя приятными занятиями после работы, придумайте, вознаграждение, которое будет мотивировать;
- Не ругайте себя за очередной «простой». Всем требуется время, чтобы выработать дисциплину.
- Не вините себя из-за неудачи, вместо этого ищите причину. Например, часто бывает так, что задача сложная и к ней тяжело приступить. Начинайте с малого и постепенно разгоняйтесь, либо просите о помощи. Это не страшно, зато вы сэкономите время и силы.
Как бороться с выгоранием?
Лучший способ — сменить деятельность, переключиться на хобби и дать себе возможность восстановить ресурс.
Если чувствуете, что не легче не становится, возьмите отгул и увеличьте часы сна и отдыха без гаджетов. Проводите время на природе или в бассейне — это хорошо снимает напряжение.
Не стесняйтесь обращаться за поддержкой к близким и помощью к специалистам.
В каком случае нужно к психологу?
Когда нет сил справиться самостоятельно, либо есть ощущение, что вы застряли на каком-то этапе.
Если рядом нет того, кто мог бы вас выслушать, психолог возьмет эту функцию на себя и поможет восстановиться профессиональными методами. При этом специалист всегда объективен и не даёт непрошеных советов, которыми иногда грешат близкие люди.
Можно ли все-таки обойтись без него?
Да, если вы чувствуете, что способны взять ситуацию под контроль и ваше состояние постепенно улучшается.
Иногда требуется не психолог, а эндокринолог. Причинами нестабильного психического состояния часто становится гормональный сбой в организме. Поэтому важно понять, что с вами происходит. Хороший психолог в первую очередь направит к терапевту за направлением на анализы.
Что делать, если психолог не помог?
Искать другого психолога. К сожалению, нет универсального специалиста, который подойдет всем. Нужно время, чтобы найти своего, того самого, с которым вы сработаетесь и всё станет налаживаться.
Коротко о главном
Теперь вы знаете, как повысить эффективность своих сотрудников на удалёнке и не растерять команду. Ещё раз добавлю, что не стоит спешить с увольнением и прощаться с ценными сотрудниками, если что-то пошло не по плану.
Постарайтесь выстроить доверительные отношения со своими подчиненными и учитывать человеческий фактор. Тогда больше шансов найти компромисс и вариант решения ситуации, который будет устраивать всех.
При этом должны быть границы, и чем чётче вы их обозначите, тем меньше вопросов будет возникать. Обязательно проговаривайте важные моменты с подчинёнными и в неоднозначных ситуациях создавайте правила, которые помогут впредь не выходить за рамки.
Желаю вам продуктивной работы и буду рада ответить на вопросы!
Я работаю на удаленке. Получается неплохо, но от психотерапии бы не отказалась. Это банально сложно постоянно быть одному и не выходить из дома 5/2